Charles-Henri Vincent
Jocelyn Rault
Olivier Plaute dit Lebrun
Introduction
Cette charte a pour objectif de formaliser les engagements qu’out of box prend pour contribuer aux enjeux de développement durable dans le cadre de ses activités et de ses interactions avec l’ensemble de ses parties prenantes, en cohérence avec sa mission, ses valeurs et son positionnement.
Par cette démarche, out of box souhaite promouvoir l’application des principes qui lui semblent essentiels pour répondre pleinement à ses devoirs d’entreprise responsable.
L’ensemble des membres d’out of box s’engage à respecter tous les principes énoncés dans cette charte.
Notre mission
out of box accompagne les organisations dans l'élaboration de leurs stratégies de communication et la création des supports, médias et événements qui contribuent à leur mise en œuvre.
Nous mettons, tout en veillant au respect de l’humain et de notre environnement, nos expertises créatives, stratégiques et opérationnelles au service des équipes dirigeantes de ces organisations pour définir, écrire, imager leurs messages.
Nous contribuons ainsi à fluidifier la circulation de l’information au sein de ces organisations, pour que chacun s’y sente serein et en phase avec le contexte et les enjeux qui le concernent.
Notre positionnement
out of box c’est une équipe qui a fait de la complémentarité entre ses associés fondateurs une véritable force.
out of box c’est une équipe de collaborateurs engagés, exigeants, soudés, souples, curieux, des personnalités qui, chacune dans leur domaine d’expertise, aiment au quotidien innover, penser différemment, aller au bout des choses, se réinventer, mettre en commun leurs talents.
out of box c’est une équipe qui partage des valeurs, entre collaborateurs et avec ses partenaires : la confiance, le respect, l’honnêteté, l’engagement.
Nos engagements d’agence responsable
ENGAGEMENT #1 : METTRE TOUTES NOS EXPERTISES COMBINÉES AU SERVICE DE LA RÉUSSITE DES PROJETS DE NOS CLIENTS
ÉTHIQUE DE NOTRE OFFRE
Nous choisissons de proposer à nos clients des solutions/offres en parfaite cohérence avec nos valeurs et nos engagements. Nos recommandations respectent d’une part les principes collectifs portés par out of box listés dans cette charte et d’autre part les convictions individuelles de chaque membre de l’équipe. Pour ce faire, chacun est libre d’exprimer son souhait de ne pas travailler sur un projet qui ne serait pas aligné avec ses valeurs.
FONCTIONNEMENT
Dès les premiers échanges avec nos clients, nous faisons nôtres leurs enjeux, défis et problématiques.
Dans le suivi du projet, nous nous engageons collectivement à impliquer toutes les ressources nécessaires à sa réussite, avec la même énergie de bout en bout et un sens aigu du résultat, du respect des délais et des engagements, gage de créativité et de fiabilité.
Dans nos propositions, nous voulons être en permanence force de proposition, anticiper, voire aller au-delà des attentes de nos clients, tout en nous assurant d’une parfaite maitrise opérationnelle et technique des solutions que nous proposons.
Chaque année, à la fin du 1er trimestre, nous envoyons un questionnaire d’évaluation (https://forms.office.com/e/1eqQCSMxQ5) à l’interlocuteur principal des projets réalisés dans l’année. Cette démarche nous permet d’analyser la satisfaction de nos clients et d’améliorer en continu nos propositions et méthodes de travail.
ENGAGEMENT #2 : RÉDUIRE L’IMPACT ENVIRONNEMENTAL DE NOTRE STRUCTURE
ACTIONS LIÉES AU FONCTIONNEMENT DE NOTRE ÉQUIPE
Dans nos activités quotidiennes, nous nous engageons à :
poursuivre nos efforts pour maîtriser notre consommation d’énergie (éclairage, stockage informatique, climatisation, chauffage) en maintenant une consommation stable d’une année à l’autre, à effectif et contexte comparables.
réduire toujours plus notre consommation de papier et nos déchets, pratiquer un tri sélectif systématique et recycler l’ensemble de nos papiers et cartons.
encourager l’usage des transports en commun pour les déplacements professionnels et privilégier les réunions en distanciel lorsque cela est possible.
sensibiliser régulièrement nos équipes à notre impact environnemental.
recycler ou donner le matériel informatique, électronique ou audiovisuel inutilisé.
ENGAGEMENT #3 : RÉDUIRE L’IMPACT ENVIRONNEMENTAL DES OUTILS ET ÉVÉNEMENTS QUE NOUS PRODUISONS
ACTIONS LIÉES A NOTRE PRODUCTION
out of box travaille dans un souci d’éco-socio-conception de ses offres, en veillant à leur impact sur l’environnement et sur les parties prenantes, internes et externes, concernées par les projets.
Dans cet objectif, nous nous engageons à :
au démarrage de chaque projet, évaluer avec notre client la pertinence de la démarche demandée et s’assurer que l’objectif visé est clairement défini.
n’imprimer que les supports pour lesquels il n’existe pas d’alternative. Pour toute production imprimée, nous travaillons avec des prestataires de proximité démontrant leur engagement (certification notamment) et étudions le recyclage ou réemploi des supports produits.
pour toutes les productions numériques, optimiser le poids des fichiers et n’archiver que les données essentielles.
mesurer et limiter l’empreinte carbone des déplacements liés à nos projets - notamment en choisissant des prestataires au plus près des lieux finaux de prestation - et sensibiliser aussi bien nos prestataires que nos commanditaires à cet impact.
ENGAGEMENT #4 : CONSTRUIRE DES RELATIONS DURABLES AVEC NOS PARTIES PRENANTES
Nous travaillons au quotidien avec un réseau de partenaires experts – indépendants et entreprises prestataires - avec qui nous entretenons des relations de longue date. Nous veillons à cultiver un climat d’écoute et de confiance réciproque, notamment en leur assurant des collaborations régulières et des conditions de travail et de rémunération justes.
Dans cet objectif, nous nous engageons à régler leurs factures fin de mois maximum et rémunérer les temps d’installation et de préparation. Plus de 1/3 de nos prestataires externes sont nos fournisseurs depuis plus de 10 ans.
Avec nos clients, nous nous inscrivons de la même façon dans des relations que nous voulons durables, humaines et ancrées dans la confiance. 80% de nos clients nous sont fidèles depuis plus de 10 ans.
ENGAGEMENT #5 : LUTTER CONTRE TOUTE FORME DE DISCRIMINATION
out of box applique une politique stricte de non-discrimination et d’égalité de traitement envers ses collaborateurs et partenaires. Nous sommes convaincus que la diversité et la mixité à tous les niveaux sont des leviers de complémentarité, d’équilibre social et de performance économique.
ENGAGEMENT #6 : MENER UNE POLITIQUE D’ACHATS RESPONSABLES
Nous nous engageons en tant qu’entreprise à :
développer notre politique d’achats responsables en privilégiant des produits et services à faible impact environnemental :
Analyse du cycle de vie des produits
Matériel informatique labellisé Energy Star et EPEAT Gold ou Silver
Papier labellisé FSC, PEFC ou Blue Angel issus de forêts gérées durablement.
Produits recyclés et recyclables.
contribuer au développement de l’économie sociale et solidaire en consultant des entreprises du secteur adapté et protégé pour des services tels que les fournitures de bureau.
privilégier la contractualisation avec des prestataires et partenaires disposant d’un label RSE reconnu (exemples : PRESTADD, Toumaï by LUCIE, …).
ENGAGEMENT #7 : REFUSER LA CORRUPTION
out of box condamne fermement la corruption sous toutes ses formes et veille à ce que ses dirigeants et salariés appliquent ce principe au quotidien.
Nous nous engageons à :
ne pas accepter de cadeaux ou invitations de la part d’un client ou d’un fournisseur/sous-traitant pouvant affecter notre jugement et influencer les transactions ou la bonne gestion des projets.
faire preuve d’intégrité, de probité intellectuelle et de transparence dans toutes les relations avec toutes nos parties prenantes, et ce, quels que soient la situation ou l’intérêt défendu.
ENGAGEMENT #8 : PROTÉGER ET VEILLER À LA CONFIDENTIALITÉ DES INFORMATIONS ET DONNÉES CONFIÉES
Les collaborateurs d’out of box sont sensibilisés aux enjeux de confidentialité et à l’importance de protéger les données sensibles auxquelles ils peuvent avoir accès. Nous appliquons des mesures strictes pour garantir cette protection, notamment en matière de RGPD, gestion des mots de passe, contrôle des accès aux réseaux, locaux et terminaux portables.
Nous nous engageons à :
appliquer et rappeler régulièrement ces mesures de sécurité et confidentialité à nos équipes et prestataires.
ne stocker aucune donnée personnelle appartenant à nos clients.
veiller tout particulièrement au respect du droit à l’image et de la propriété intellectuelle et accompagner nos interlocuteurs externes dans les démarches à suivre en la matière.
ENGAGEMENT #9 : FAVORISER L’ÉPANOUISSEMENT DES COLLABORATEURS ET VEILLER À LEUR QUALITÉ DE VIE AU TRAVAIL
out of box accorde une importance particulière à la qualité de vie au travail et à l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Cela se traduit par un management basé sur l’écoute et la bienveillance, avec de nombreux temps d’échanges formels et informels et une attention particulière au respect du droit à la déconnexion en dehors des horaires de travail ou lors des congés.
Afin de favoriser le développement des compétences, des temps sont dédiés mensuellement dans les agendas individuels des équipes de production à la veille, aux recherches exploratoires et au partage d’innovations.
out of box a fait par ailleurs le choix, depuis septembre 2022, de proposer de concilier à la fois télétravail et semaine de 4 jours ½, à titre expérimental.
Nous sommes fiers de la stabilité des équipes, avec près de 2/3 de l’effectif présents dans l’entreprise depuis plus de 5 ans.
Lyon, version originale du 7 avril 2023, mise à jour le 2 juillet 2024
La direction d’out of box, pour diffusion auprès de l’ensemble des salariés
